Sve poslovne transakcije moraju biti dokumentirane u primarnim knjigovodstvenim ispravama na temelju kojih se vodi računovodstvo.

Primarne knjigovodstvene isprave prihvaćaju se u računovodstvo ako su sastavljene na obrascu sadržanom u albumima jedinstvenih obrazaca primarne knjigovodstvene dokumentacije, a isprave čiji oblik nije predviđen tim albumima moraju sadržavati, između ostalog, svojeručne potpise naznačene osobe.

Na temelju članka 3. čl. 9 Saveznog zakona N 129-FZ, popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata odobrava voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Dokumenti koji se koriste za formalizaciju poslovnih transakcija u gotovini, potpisan od strane voditelja organizacije i glavnog računovođe ili osoba koje oni ovlaste.

U nadležnost izvršnog tijela društva spadaju sva pitanja vođenja tekućeg poslovanja društva.
Dakle, voditelj organizacije ispunjava odgovornosti koje su mu dodijeljene za upravljanje tvrtkom osobno i delegiranjem dijela svojih ovlasti drugim zaposlenicima poduzeća.
Ova norma znači da je zakonodavac predvidio mogućnost potpisivanja primarnih dokumenata ne samo od strane voditelja organizacije, već i od strane drugih ovlaštenih osoba.

Stoga, pravo zaposlenika na potpisivanje primarnih dokumenata mora biti regulirano internim dokumentima organizacije. Ako je zaposlenik ovlašten za potpisivanje dokumenata koji dokumentiraju transakcije s novčanim sredstvima, tada ovaj interni autorizacijski dokument mora potpisati ne samo generalni direktor, već i glavni računovođa. Posljednji uvjet u potpunosti se odnosi na objavu dokumenta kojim se zamjeniku ravnatelja daje pravo potpisivanja računa za plaćanje.

Prema stavku 6. čl. 169 Poreznog zakona Ruske Federacije, račun potpisuju voditelj i glavni računovođa organizacije ili druge osobe ovlaštene za to naredbom (drugim administrativnim dokumentom) za organizaciju ili punomoći u ime organizacije. organizacija.

Stoga je najuniverzalniji način da se određenim zaposlenicima dodijeli pravo potpisivanja određenih dokumenata izdavanje lokalnog regulatornog akta. U pravilu se kao takav akt koristi nalog poduzeća. Ne postoji jedinstveni obrazac za takav nalog, pa se izdaje u bilo kojem obliku, osim ako organizacija nije razvila neki poseban. Također možete odrediti uvjete rada zaposlenika, uključujući njegovo pravo potpisivanja određenih dokumenata, u njegovom opis posla.

Dakle, popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih računovodstvenih dokumenata mora odobriti voditelj organizacije (naredbom ili propisom), međutim, navođenje broja naloga na računu nije predviđeno važećim zakonodavstvom. U međuvremenu, kako bi se izbjegle konfliktne situacije s fiskalnim tijelima, preporuča se još uvijek navesti razloge zbog kojih određena osoba potpisuje primarne dokumente.

Podtočka "g" točke 2. čl. 6 Saveznog zakona od 21. studenog 1996. N 129-FZ „O računovodstvu” dopušta mogućnost održavanja računovodstvo osobno od strane čelnika organizacije.

Dakle, ako dužnosti glavnog računovođe obavlja osobno voditelj organizacije, potpis upravitelja na fakturi stavlja se dva puta: za voditelja i glavnog računovođu. U ovom slučaju, činjenica da su dužnosti glavnog računovođe dodijeljene upravitelju mora biti potvrđena odgovarajućim nalogom za organizaciju.

Obrazac takvog naloga razvija organizacija samostalno na temelju svog trenutnog sustava upravljanja uredom.

Stari Zakon o računovodstvu zahtijevao je da popis osoba ovlaštenih za potpisivanje primarnih dokumenata odobri voditelj organizacije u dogovoru s glavnim računovođom. Novim Zakonom nije predviđeno ni odobravanje popisa niti njegovo usuglašavanje s bilo kime. Istodobno, prema Ministarstvu financija, šef tvrtke i dalje mora utvrditi popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata.

Jedan od sljedećih dokumenata može potvrditi ovlaštenje za potpisivanje dokumenata:

• interni administrativni dokument za organizaciju (nalog potpisan od strane upravitelja ili propis koji je on odobrio o pravu potpisivanja dokumenata);
• punomoć u ime organizacije, sastavljena u skladu sa zahtjevima Građanskog zakonika, odnosno ponovno potpisana od strane voditelja.

Koja je razlika između punomoći i naloga? Nalog za pravo potpisivanja dokumenata u ime organizacije izdaje se određenim službenicima koji rade u poduzeću i vrijedi za cijelo vrijeme trajanja radnog odnosa s tim zaposlenicima. Odnosno, naredba formalizira raspodjelu ovlasti unutar organizacije.

Obično se nalogom delegira pravo potpisivanja onih dokumenata koji nikada ne napuštaju zidove organizacije. Uostalom, kao opće pravilo, unutarnje administrativne isprave Tvrtka se ne odnosi na treće osobe (ne na svoje osoblje). U vrlo rijetkim slučajevima propisi utvrđuju da se pravo potpisivanja određene vrste dokumenata u ime organizacije dodjeljuje drugim osobama po nalogu. Ovi dokumenti uključuju račune.

No događa se da ugovorne strane traže punomoć kako bi potvrdile ovlasti osobe koja potpisuje dokument. Tada, kako biste izbjegli nepotrebne sporove, možete izdati punomoć ili i nalog i punomoć.

Punomoć se, za razliku od narudžbe, uvijek ispisuje za određeno pojedinac, a ne osobi koja obnaša određenu funkciju. Možete navesti poziciju u punomoći, ali to nije potrebno. U pravilu se punomoć izdaje na određeno razdoblje. Ako rok važenja nije naveden u punomoći, tada ona vrijedi godinu dana od dana njezina izvršenja.

Ne možete bez punomoći kada prenosite pravo potpisivanja primarnih dokumenata u ime tvrtke na osobu koja nije njen zaposlenik.

Kada govorimo o zaposleniku organizacije, to bi se trebalo odražavati u njegovom ugovoru o radu ili opisu posla, s kojim se mora upoznati potpisom, njegovom obvezom sastavljanja primarnih dokumenata, pravom potpisivanja koje mu je dodijeljeno.

I unatoč činjenici da zakon ne obvezuje upravitelja da odobri popis osoba ovlaštenih za potpisivanje dokumenata u ime tvrtke, sastavljanje i odobravanje takvog popisa neće naškoditi.

Dobro je kada svi u organizaciji znaju tko je odgovoran za izvršenje određenog dokumenta i za njegovo pravovremeno zaprimanje u računovodstvu.

Posebno se usredotočimo na potpis glavnog računovođe na primarnom računu. Kao što se sjećate, stari Zakon br. 129-FZ navodio je da se bez potpisa glavnog računovođe novčani i dokumenti o namirenju smatraju nevažećima i ne smiju se prihvaćati za izvršenje. Ne postoji takva odredba u Zakonu br. 402-FZ. To znači da potpis glavnog računovođe možda neće biti na primarnom dokumentu. Ali postoje brojne iznimke.

Prvo, gotovinski dokumenti. Direktiva Banke Rusije br. 3210-U navodi da dokumente o gotovini mora potpisati glavni računovođa, iako upravitelj može ovlastiti drugu osobu. Dakle, za valjanost ovih dokumenata nije potreban potpis šefa računovodstva ako ih je potpisao drugi ovlašteni zaposlenik. Ali samom glavnom računovođi ne treba punomoć ili nalog za potpisivanje gotovinskih dokumenata. On ima pravo potpisati te dokumente na temelju svog položaja.

Drugo, fakture. Ovdje je sve isto - Porezni zakon zahtijeva potpis glavnog računovođe, ali dopušta prijenos tih ovlasti na drugu osobu.

Cijeli tekst seminara pročitajte u časopisu "Opća knjiga. Konferencijska dvorana" 2015. br. 03

Svi dokumenti koji prate izvršenje poslovnih transakcija moraju biti potpisani od strane prvih osoba. Bez toga se smatraju nevažećima. Tko ima pravo potpisivanja primarne dokumentacije?

Poštovani čitatelji! U članku se govori o tipičnim načinima rješavanja pravnih pitanja, ali svaki je slučaj individualan. Ako želite znati kako riješi točno tvoj problem- obratite se konzultantu:

PRIJAVE I POZIVI SE PRIMAJU 24/7 i 7 dana u tjednu.

Brz je i BESPLATNO!

Svaki dokument se priznaje kao valjan samo ako je ispravno izvršen. Pritom se, ovisno o vrsti dokumentacije, razlikuju i načini njezine ovjere.

Dakle, vrlo uzak krug ljudi ima pravo potpisivanja primarnih dokumenata. Tko ima pravo potpisivanja primarne dokumentacije?

Osnovne informacije

Sve poslovne transakcije koje se provode u organizaciji moraju biti dokumentirane popratnom dokumentacijom. Oni se nazivaju primarnim knjigovodstvenim dokumentima.

Na temelju njih provodi se računovodstvo. Jedan od glavnih zahtjeva za primarne dokumente je prisutnost potpisa odgovorne osobe na njima.

U tom slučaju dokument postaje valjan samo ako ga je ovjerila osoba koja ima pravo potpisati primarne dokumente.

Popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarne dokumentacije mora biti potvrđen posebnim nalogom. Neki predstavnici organizacije to pravo imaju na temelju svog položaja.

Ponekad se ovaj popis bilježi u organizaciji. U nekim slučajevima, pravo potpisa može se dodijeliti trećim stranama.

Prethodno izdanje „Zakona o računovodstvu” zahtijevalo je da popis osoba koje imaju pravo potpisivanja primarnih dokumenata izravno odobri šef organizacije u dogovoru s glavnim računovođom.

Izmijenjeni zakon ne predviđa niti odobrenje niti dogovor s bilo kime.

Pa ipak, Ministarstvo financija smatra da popis osoba s pravom potpisivanja primarne dokumentacije treba odobriti voditelj.

Jasna raspodjela ovlasti unutar organizacije spriječit će dvosmislenosti i nesporazume.

Definicije

Potpis je vlastoručni potpis službene osobe ili ovlaštene osobe subjekta kojim se potvrđuje vjerodostojnost isprave ili ovjerava njezina kopija.

Potpis je jedan od obveznih detalja gotovo svakog službenog dokumenta. Atribut "Potpis" sastoji se od:

• radno mjesto osobe koja potpisuje dokument;
• osobno slikanje;
• dekodiranje slike (prezime i inicijali).

Važna nijansa je koji je dokument potpisan. Prilikom sastavljanja dokumenta na obrascu nije potrebno navesti naziv organizacije kao dio pojedinosti "Potpis".

Ako je dokument sastavljen na običnom listu, tada se mora navesti naziv organizacije.

Pravo na potpisivanje primarne dokumentacije znači da tako potpisana isprava ima apsolutnu pravnu snagu. Odnosno, smatra se službenim dokumentom pod bilo kojim okolnostima.

Što spada u ovu kategoriju

Primarna dokumentacija uključuje dokumente koji sadrže početne podatke kao rezultat neke poslovne transakcije.

Na primjer, to uključuje:
;
;
;
;
;
itd.

U računovodstvu je jednostavno nemoguće bez primarne dokumentacije. Takvi dokumenti služe za dokumentiranje svih poslovnih transakcija u trenutku njihovog završetka ili neposredno nakon završetka.

Na temelju primarnih dokumenata provode se svi daljnji računovodstveni postupci.

Osnovna namjena primarnih knjigovodstvenih isprava je potvrda pravne valjanosti obavljenih poslovnih transakcija.

Ujedno se utvrđuje odgovornost pojedinih izvođača za obavljene operacije. Za većinu primarnih dokumenata predviđeni su jedinstveni obrasci.

U nedostatku toga, organizacija ima pravo sama razviti oblik dokumenta. Ali u svakom slučaju, primarni dokument mora nužno sadržavati sljedeće podatke:

• naziv dokumenta;
• datum sastavljanja;
• naziv organizacije;
• sadržaj poslovanja;
• popis odgovornih službenika;
• svojeručni potpisi odgovornih osoba.

Pravna osnova

Između naloga i punomoći postoje određene razlike. Nalog za pravo potpisivanja primarne dokumentacije u ime organizacije izdaje se u odnosu na određenog službenika.

S ovim zaposlenikom funkcionira cijelo vrijeme. U osnovi, nalogom se utvrđuje pravo potpisivanja dokumenata koji su interni.

Punomoć se izdaje određenoj osobi, bez obzira na položaj. Kao i obično, punomoć se izdaje na određeno vrijeme.

Davanje prava na potpis u ime organizacije može se ostvariti kako u odnosu na zaposlenike organizacije tako i prema trećim osobama.

Ali ne može dobiti pravo prvog potpisa glavni računovođa, kao i ostali zaposlenici koji imaju pravo drugog potpisa.

Prema članku 185. stavku 1. Građanskog zakonika Ruske Federacije, punomoć je pisano ovlaštenje koje jedna osoba izdaje drugoj. Adresat je osoba pred kojom će ovlašteni predstavnik paziti na interese pravne osobe.

Punomoć se može izdati na rok najduže tri godine. Ako nema datuma isteka, kao takav se smatra jedna godina od datuma dokumenta.

Obrazac punomoći bez naznake datuma izrade smatra se nevažećim ().

Na temelju ovih standarda likvidator izravno ima pravo potpisivanja primarnih dokumenata.

Ako je primarnu dokumentaciju potpisao direktor nakon izbora likvidatora, tada se ona ne može priznati kao zakonita. I to zbog prestanka ovlasti glavnog direktora, a njegovo razrješenje uopće nije potrebno.

Je li moguće da osoba koja nije zaposlenik organizacije

Osoba koja nije zaposlenik organizacije može potpisati primarne dokumente, pa čak i staviti pečat na njih. Osnova je punomoć.

Prema njemu, osobama se može dati pravo potpisivanja primarne dokumentacije odlukom čelnika organizacije.

To jest, u načelu, svaka osoba može postati ovlašteni zastupnik. U praksi se daje pravo potpisa u ime organizacije.

Ali budući da ova nijansa nije naglašena u zakonodavstvu, bilo koja osoba može biti uključena u popis odgovornih osoba.

Na primjer, možda ćete morati dodijeliti ovlasti za potpisivanje glavnom računovođi.

Osim toga, zakon ne zabranjuje davanje posebnih ovlasti za činjenje bilo kakvih radnji pojedincu.

Svatko može steći pravo potpisivanja primarne dokumentacije ako ima punomoć od ovlaštene osobe organizacije.

Punomoć u ime organizacije izdaje se nakon što je ovjerena potpisom izvršnog direktora i pečatom organizacije (). Takva punomoć ne zahtijeva ovjeru kod javnog bilježnika.

Tko može potpisati za samostalnog poduzetnika

Porezno zakonodavstvo ne sadrži pravilo koje dopušta pojedinačnim poduzetnicima delegiranje ovlasti za potpisivanje primarnih dokumenata na druge osobe.

Video: računovodstvo za početnike, primarni dokumenti

Pojedinačni poduzetnik mora sam potpisati sve primarne dokumente. Ako su dokumenti potpisani od strane različitih osoba neovlašteni, ne mogu se uzeti u obzir.

Štoviše, porezne vlasti mogu to smatrati kršenjem zakona i pozvati individualnog poduzetnika na odgovornost. To u pravilu dovodi do dodatnih poreznih opterećenja.

Što se tiče gotovinskih dokumenata, osim pojedinačnih poduzetnika, može ih potpisati blagajnik angažiran na radnom mjestu prema ugovoru o radu (Uredba br. 373-P od 12. listopada 2011., klauzula 1.6, klauzula 2.1

Prema Saveznom zakonu br. 129 (članak 9. stavak 7.), porezno tijelo može zahtijevati kopije elektroničkih primarnih dokumenata u papirnatom obliku.

Iznimno je teško jasno razlikovati računovodstvenu od porezne dokumentacije. Jer bolje je držati se najduži period očuvanje, odnosno čuvati dokumentaciju najmanje pet godina.

Sažmi emisiju

Kada tražite potpis na dokumentu, to je vrlo važno. Doista, u slučaju kršenja, dokument će se smatrati nepotpisanim od strane ovlaštene osobe, tj. nema pravnu snagu.

Sažmi emisiju

Naredba - pravni akt koji donosi čelnik organa javna uprava(njegova ustrojstvena jedinica), djelujući na temelju jedinstva zapovijedanja u cilju rješavanja glavnih i operativne zadatke stoji pred ovim tijelom. U nekim slučajevima može se odnositi na širok raspon organizacija i službenika, bez obzira na podređenost (Kratki rječnik vrsta i sorti dokumenata, Glavna arhivska uprava pri Vijeću ministara SSSR-a, VNIIDAD, Središnji državni arhiv starih akata. - M., 1974).

Naredba - akt čelnika državnog tijela, državna agencija, trgovačka organizacija, koja sadrži obvezne instalacije za zaposlenike (Moderni ekonomski rječnik).

Naredba je organizacijski i administrativni dokument povezan s Jedinstvenim sustavom organizacijske i administrativne dokumentacije (USORD), uključen u OK 011-93 „Sveruski klasifikator upravljačke dokumentacije” (OKUD)) (klasa 0200000).

Kako dobiti pravo potpisa?

Naredbe se izdaju za glavne aktivnosti i osoblje. U poduzeću nalog obično potpisuje upravitelj. Objasnimo na čemu se temelje njegove moći.

Izvršno tijelo pravne osobe utjelovljuje volju osnivača (sudionika) i upravlja tekućim poslovima organizacije. Istodobno, on može biti ili pojedinačni - generalni direktor (ili direktor) organizacije, ili kolegijalni - odbor (ili direkcija). U statutu organizacije navedeno je koja prava imaju glavni direktor i upravni odbor (ako postoji). Povelja određuje postupak odobravanja (potpisivanja) dokumenata koji su u nadležnosti nadležnog izvršnog tijela. Stoga, da biste razumjeli pravo potpisivanja naloga u poduzeću, morate pažljivo pročitati povelju poduzeća.

Pogledajte obrazac uzorka za izvadak iz povelje u Primjeru 1. Za situaciju koja se razmatra, ključna fraza je “7.4. Generalni direktor Društva: ...izdaje naloge i daje upute koje obvezuju sve radnike Društva.” Ova formulacija znači da samo njezin generalni direktor može potpisati nalog u organizaciji.

Primjer 1

Povelja odražava pravo potpisivanja naloga samo od strane glavnog direktora

Sažmi emisiju

Primjer 2

Delegiranje prava potpisivanja naloga na trajnoj osnovi

Sažmi emisiju

No nalog može potpisati i druga službena osoba, a moguće je i nekoliko opcija. Neka ih sistematiziraju navodeći tko može potpisati nalog za generalnog direktora poduzeća i koji dokumenti bilježe te ovlasti:

Važno! Ako je delegirano potpisivanje dokumenta koji „cirkulira” ne samo unutar organizacije, već se mora prezentirati i trećim stranama, tada će osim toga trebati potvrditi pravo na potpis punomoći. To se obično ne odnosi na potpisivanje naloga. Češće se odnosi na pisma, ugovore, porezne prijave itd. Temu punomoći detaljnije ćemo razmotriti u nadolazećim brojevima časopisa.

Pogledajmo pobliže opciju br. 2.1 - prijenos ovlasti privremeno odsutnog upravitelja poveljom.

Primjer 3

Odraz u povelji delegiranja ovlasti privremeno odsutnog generalnog direktora

Sažmi emisiju

Za vrijeme odsutnosti ravnatelja zbog godišnjeg odmora, privremene spriječenosti ili službenog puta, njegove poslove obavlja zamjenik direktora koji stječe odgovarajuća prava i odgovoran je za kvalitetu i pravodobnost izvršavanja povjerenih mu dužnosti. .

U tom slučaju zaposlenik postaje vršitelj dužnosti generalnog direktora, koji djeluje na temelju povelje, i, sukladno tome, ima sve ovlasti potonjeg, uključujući pravo potpisivanja dokumenata iz njegove nadležnosti. Ovlasti vršitelja dužnosti generalnog direktora prema trećim osobama (suprotne strane, regulatorna tijela) možete dokazati sljedećim dokumentima:

• ovjerena kopija povelje ili izvadak iz nje, koji govori tko je nadležan pravna osoba u odsutnosti generalnog direktora;
• nalog o imenovanju odgovarajuće osobe na mjesto zamjenika glavnog direktora;
• dokument koji bilježi odsutnost glavnog direktora (bolovanje ili nalog za odlazak na službeni put ili godišnji odmor).

Ako je statutom utvrđen takav postupak za obavljanje dužnosti generalnog direktora, tada samo dužnosnik naveden u statutu može biti imenovan za odsutnog upravitelja. U našem slučaju to je zamjenik generalnog direktora.

Sada razmotrite opciju br. 2.2, kada delegiranje ovlasti privremeno odsutnog upravitelja formalizira se nalogom(Primjeri 4 i 5 prikazuju primjere takvih naloga).

U tom slučaju, za potvrdu ovlasti vršitelja dužnosti, morat ćete predočiti:

• nalog o obavljanju poslova glavnog direktora u vezi s njegovim službenim putovanjem, godišnjim odmorom ili privremenom nesposobnošću;
• ako je u ovom nalogu navedeno puno ime. v.d., a ne samo njegovu stalnu dužnost, zatim nalog za imenovanje na tu dužnost konkretna osoba nema potrebe za predstavljanjem;
• dokument kojim se bilježi odsutnost generalnog direktora.

Primjer 4

Jednokratno prenošenje ovlasti na odsutnog upravitelja

Sažmi emisiju

Primjer 5

Delegiranje ovlasti odsutnog upravitelja na trajnoj osnovi

Sažmi emisiju

Ali postoji još jedna egzotična opcija, nazovimo je broj 3. U praksi je moguća situacija kada prethodni direktor dao ostavku, a osnivači još nisu pronašli novog. Ako ova situacija nije predviđena poveljom, tada skupština sudionika (dioničara) imenuje privremenu osobu. Da biste to učinili, potrebno je sastaviti zapisnik sastanka u kojem se ova pozicija privremeno prenosi na određenu osobu. Upravo će ovaj dokument trećim osobama potvrditi ovlasti i pravo potpisa privremenog upravitelja.

Kako ispuniti podatke za "potpis"?

Sada shvatimo kako postaviti atribut "potpis" za identificirane situacije potpisivanja dokumenata. Krenimo od floskula – ajmo citirati opća pravila upis ove pojedinosti u organizacijske i upravne akte na koje se nalog odnosi.

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sustav organizacijske i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za pripremu dokumenata"

3.21. Podatak »Potpis« uključuje: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala ispravu (puno ako isprava nije sastavljena na memorandumu, a skraćeno za ispravu sastavljenu na memorandumu); osobni potpis; dešifriranje potpisa (inicijali, prezime)…

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

Potpis službene osobe

Potpis uključuje: naziv radnog mjesta osobe koja je potpisala dokument (kod službenog obrasca ne navodi se naziv radnog mjesta), osobni potpis i njegovo dešifriranje (inicijali i prezime)…

Kao što vidimo iz gornjih izvadaka iz dokumenata, prilikom registracije atributa "potpis" naznačen je položaj osobe koja potpisuje dokument (a ne "za koga" to čini). Štoviše, treba uzeti u obzir da se naredbe ne izdaju na memorandumu službenika, već samo na memorandumu organizacije. Stoga je pozicija naznačena kratko (tj. bez ponavljanja naziva organizacije).

Dakle, ako je nalog potpisao generalni direktor, tada će atribut "potpis" izgledati kao što je prikazano u nastavku u primjeru 6, kao iu primjerima 2, 4 i 5 (podsjećamo da se nalozi ne ovjeravaju pečatom).

Primjer 6

Sažmi emisiju

Ako je nalog potpisao drugi dužnosnik koji je prvotno dobio to pravo poveljom (prema našoj klasifikaciji, to je situacija br. 1.2) ili ga je upravitelj delegirao nalogom, bez obzira na njegovu odsutnost/prisutnost (situacija br. 1.1) , tada poziciju treba napisati u atributu "potpis" ove osobe:

Primjer 6

Potpis generalnog direktora na nalogu

Sažmi emisiju

Ako samo rukovoditelj ima pravo potpisati dokument i ono se, između ostalih prava i odgovornosti, prenosi na osobu koja će obavljati njegove dužnosti tijekom razdoblja odsutnosti, tada je primjeren izgled riječi "vd". odnosno "gluma". Čak i ako će njegov zamjenik Artemenko djelovati kao glavni direktor Mukhina, u situacijama br. 2.1, br. 2.2 i br. 3 njegov će potpis morati biti sastavljen na sljedeći način (osobni procvat i njegov prijepis pripadaju Artemenku, a pozicija je uz napomenu „vd generalnog direktora“):

Primjer 6

Sažmi emisiju

Primjer 7

Potpis vd generalnog direktora

Sažmi emisiju

Razvrstali smo moguće opcije za kompetentno ponašanje u različite situacije, na temelju postojeća pravila registracija Sada napravimo važno odricanje od odgovornosti. Svi gore navedeni citati s pravilima za registraciju rekvizita "potpis" su preporučne prirode, stoga Savjetujemo čitateljima da razmotre postupak za registraciju zahtjeva za "potpis" u Uredskim radnim uputama vaše organizacije, što može biti isto kao gore navedene preporuke. U tom slučaju, registracija rekvizita "potpis" bit će "legalizirana" za vašu organizaciju.

Situacija je potpuno drugačija u slučaju kada je menadžer (na primjer, Ivanov) iznenada otišao na službeni put, razbolio se ili otišao na drugi godišnji odmor, dok je delegiranje prava potpisivanja dokumenata u organizaciji ostalo neformirano. Pa, je li ovo poznata situacija?

A tu se svatko snalazi kako zna i umije. Najčešće opcije za potpisivanje dokumenata su:

• navedite položaj i njegovo dekodiranje, poput generalnog direktora, i pokušajte lažirati svoj osobni procvat ili stavite faksimil koji ostaje u uredu (GSDOU, GOST R 6.30 2003. i Metodološke preporuke za izradu uputa za uredski rad u saveznim tijelima izvršna vlast sadrže zahtjev da atribut "potpis" uključuje osobni potpis. A može biti pisan rukom, elektronički ili faksom. Hoćete li staviti faksimil na narudžbu ovisi o vama. Napomenimo samo da korištenje faksimila u organizaciji mora biti predviđeno organizacijskim i upravnim aktima, a ako se odlučite na narudžbu faksimila, procijenite sve rizike kojima je vaša organizacija izložena ako je potrebno dokazati zakonitost takve isprave na sudu. Usput, ako je dokument potpisan i poslan trećoj organizaciji, tada za njegovu pravnu valjanost mora postojati i sporazum između stranaka o dopuštenosti potpisivanja takvih dokumenata korištenjem faksimila);
• mijenjaju potpisnika, a dodaju kosu crtu, prijedlog “za” ili poznatu kraticu “i.o.” ispred naslova pozicije generalnog direktora Ivanova, zatim druga osoba (na primjer, Komarov) stavlja svoj osobni izgled i označava svoje inicijale sa svojim prezimenom (vidi primjere 8 i 9). Bilo koja od ovih opcija bit će netočna ako druge osobe nemaju ovlasti za potpisivanje dokumenata umjesto generalnog direktora.

Primjer 8

Sažmi emisiju

Primjer 9

Netočna opcija dizajna za atribut "potpis".

Sažmi emisiju

Primjer 10

Netočna opcija dizajna za atribut "potpis".

Sažmi emisiju

Primjer 11

Netočna opcija dizajna za atribut "potpis".

Sažmi emisiju

Također se događa da je nacrt dokumenta već potpisala druga strana (na primjer, ugovor) ili je nacrt naloga prošao dugotrajan, složen proces odobravanja, prikupljajući mnogo viza, a na ovom dokumentu je uključen atribut "potpis" . Položaj odsutnog predsjednika uprave već je utisnut. Je li moguće nekako potpisati ovaj određeni papir bez stvaranja drugog dokumenta, ako ga druga nazočna službena osoba ima pravo potpisati? Pogledajmo dostupne preporuke:

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

GSDOU (odobren od strane odbora Glavnog arhiva SSSR-a 27.04.88., nalog Glavnog arhiva SSSR-a od 25.05.88. br. 33)

Ako je službena osoba čiji je potpis pripremljen na nacrtu isprave odsutna, ispravu potpisuje osoba koja obavlja njezine poslove ili njegov zamjenik. U tom slučaju mora biti naznačen stvarni položaj osobe koja je potpisala ispravu i njeno prezime (ispravci se mogu napraviti tintom ili tipkanim strojem, na primjer: "vd", "zamjenik"). Dokumente nije dopušteno potpisivati ​​prijedlogom "za" ili kosom crtom ispred naziva radnog mjesta.

GOST R 6.30-2003 ne sadrži objašnjenja o tome kako se atribut "potpis" sastavlja na nacrtu dokumenta u odsutnosti generalnog direktora, kada je njegov potpis već pripremljen. Samo je naznačeno da dokument može potpisati vršitelj dužnosti uz naznaku svojeg stvarnog položaja i prezimena. U ovom slučaju nije dopušteno staviti prijedlog "Za", rukom pisani natpis "Zamjenik". ili kose crte ispred naziva radnog mjesta.

Možemo se voditi samo preporukama Državne proračunske obrazovne ustanove (u cijelosti - "Državni sustav dokumentacijske potpore za upravljanje. Osnovne odredbe. Opći zahtjevi za dokumente i usluge dokumentacijske potpore") i Metodološke preporuke o izradi uputa za uredsko poslovanje u saveznim organima izvršne vlasti.

Fragment dokumenta

Sažmi emisiju

Dokumente nije dopušteno potpisivati ​​s prijedlogom “Za” ili kosom crtom ispred naziva radnog mjesta. Ako na nacrtu isprave nema službene osobe čiji je potpis, ispravu potpisuje zamjenik rukovoditelja koji ima pravo potpisivanja akata umjesto rukovoditelja ili druga službena osoba koja ima pravo potpisa sukladno nalogu o raspodjeli. dužnosti, a naveden je stvarni položaj osobe koja je potpisala dokument i njeno prezime. Ispravke pripremljenog dokumenta može osobno izvršiti osoba koja potpisuje dokument.

Prilikom potpisivanja dokumenta od strane osobe, u skladu s nalogom privremeno odsutnog upravitelja (odmor, bolest, službeni put), potpis se sastavlja na sljedeći način:

ili

Ali kako bi gore navedeni zahtjevi bili normativni posebno za vašu organizaciju, oni također moraju biti sadržani u Uputama za upravljanje uredom vaše organizacije. Preporučljivo je dodati ga u Upute jasan primjer registracija potpisa u predmetu koji se razmatra:

U ovom primjeru, postscript "I.o." ispred izraza "generalni direktor" i punog imena. osoba koja zapravo potpisuje naredbu ("A.K. Murashkin") može biti učinjeno rukom ili strojno, ako je to tehnički moguće učiniti.

Druga opcija je označavanje pozicije s postskriptumom "Zamjenik". prije izraza "generalni direktor" - moguće je ako zamjenik ima pravo potpisati takve dokumente.

U svakom slučaju, prije odraza ovih suptilnosti dizajna u Uputama za upravljanje uredom, o njima bi se trebalo dogovoriti, uključujući i s voditeljem organizacije. Kao argumente možete navesti citate iz dokumenata prikupljenih u ovom članku. Ujedno upozoravam djelatnike uredskih službi na zlouporabe prilikom upisa rekvizita “potpis” tj. minimizirati “postscripts”. I definitivno morate napustiti kosu crtu i prijedlog "za" ispred pozicije, jer su takve opcije dizajna pogrešne i natjerat će vas da posumnjate u pravnu valjanost dokumenta "potpisanog s takvim poteškoćama".

Bilješke

Sažmi emisiju

Zbog postojećih zahtjeva koje nameću važeće odredbe zakonodavstva Ruske Federacije o računovodstvu, komercijalna struktura može zahtijevati uzorak naloga za pravo potpisivanja primarne dokumentacije.

Ova vrsta naloga je drugačija određene značajke, s obzirom na namjenu, sadržaj, kao i konstruktivno rješenje.

Prema preporukama Ministarstva financija Ruske Federacije koje su dane u vezi s određenim odredbama zakona „O računovodstvu“, čelnik svake komercijalne strukture koja se bavi gospodarska djelatnost, mora odobriti određeni popis osoba koji imaju pravo potpisivanja primarne knjigovodstvene dokumentacije.

Ovaj interni položaj odjela temelji se na radnim odredbama i člancima br. 402-FZ. Može se ocijeniti kao odlučujući faktor kontinuitet pravnih normi koje su utvrđene u stavku 3. stavka 9. Saveznog zakona „O računovodstvu“, koji je ranije bio na snazi.

Prije toga, u pravnim aktima koji reguliraju računovodstveni proces, propisani su posebni zahtjevi o potrebi da čelnik poduzeća odobri popis osoba koje imaju pravo ostaviti svojeručni potpis na primarnoj dokumentaciji.

Od danas, važeće zakonodavne norme ni na koji način ne reguliraju postupak stjecanja ovlaštenja relevantnih osoba koje im omogućuju potpisivanje primarnih dokumenata. Suvremena stvarnost ruskih poduzeća najčešće pokazuje da su takve ovlasti konsolidirane posebnom naredbom čelnika organizacije:

1. Nalog čelnika tvrtke za prijenos prava potpisivanja primarnih dokumenata na određenu osobu ili grupu osoba.
2. Punomoć za prijenos prava potpisivanja papira uključenih u popis primarne dokumentacije.

Da biste dobili detaljnije informacije o svakoj od ovih metoda, trebali biste ih razmotriti zasebno.

Što potvrđuje?

U ovom slučaju, glavni kriterij za razlikovanje naloga upravitelja za prijenos prava potpisa i punomoći za to jest naredba se može odnositi isključivo na zaposlenike organizacije dok punomoć se može prenijeti na bilo koju drugu osobu.

Glavni zahtjev u takvoj situaciji bit će da upravitelj mora uključiti u punomoć popis osoba koje ga mogu koristiti. Različite pravne grane reguliraju postupak sastavljanja naloga i punomoći, točnije, za to su nadležni Zakon o radu i Građanski zakon.

Ako postoji potreba za potpisivanjem samo internih dokumenata tvrtke, onda optimalno rješenje bit će izbor u korist sastavljanja naloga, koji djeluje kao normativni izvor, koji potvrđuje prijenos prava na potpis na primarnoj dokumentaciji. Vrijedno je napomenuti činjenicu da u ovom slučaju nema potrebe delegirati dodatne ovlasti drugim osobama.

Istodobno, ako postoji potreba za potpisivanjem određene dokumentacije s naknadnim prijenosom izvan organizacije, na primjer, popratna dokumentacija za prijevoz tereta ili faktura, tada u takvoj situaciji postoji potreba za sastavljanjem odgovarajuće ovlasti odvjetnik.

Postoji važna potreba za odražavanjem iu nalogu iu punomoći sljedeće informacije:

• osobni podaci osobe koja ima odgovarajuće ovlasti;
• popis određenih dokumenata koje može potpisati ovlaštena osoba.

Osim toga, u svakoj od ovih situacija čelnik poduzeća ovjerava potpis osobe, ima ovlaštenje, koje ista osoba naznači u posebnom polju punomoći ili naloga.

Takvi procesi sugeriraju potreba za postupkom identifikacije potpisa, koji mora pripadati osobi koja je svojeručno potpisala prijepis. Ova faza je iznimno potrebna zbog činjenice da se sada gotovo svi porezni nadzori provode uz identifikaciju sugovornika koji namjerno odbijaju ispuniti vlastite porezne obveze.

Čak i ako izravni rukovoditelji ugovornih strana ne poduzmu nikakve radnje da napuste aktivnosti društva i prepoznaju činjenicu da djeluju kao pravi upravitelji komercijalne strukture, Porezna služba započinje ispitivanje rukopisa, što može potvrditi činjenicu da potpisi na dokumentaciji nisu potpisi uprave.

U konačnici, to će poslužiti kao osnovica za porez službeno odbiti priznati takve troškove za poduzeće ja

Danas je uobičajeno da se pod dokumentiranim troškovima podrazumijevaju svi troškovi koji imaju dokumentaciju. U tom slučaju svi popratni dokumenti moraju biti sastavljeni u skladu s važećim odredbama zakonodavstva Ruske Federacije.

Svi dokumenti s nepouzdanim ili proturječnim podacima, ili nepotpunim informacijama, ne može služiti kao osnova za stjecanje poreznih olakšica. S obzirom na to da primarna dokumentacija sadrži potpis osobe koja nema odgovarajuće ovlasti, ovaj dokument će se prepoznati kao dokument koji sadrži lažne informacije. Zbog toga ni na koji način ne može potvrditi odbitak PDV-a.

Zbirka uzoraka

Do danas ne postoji niti jedan zakonodavni akt koji bi zahtijevao potrebu provjere potpisa druge ugovorne strane. No, unatoč toj činjenici, sve oprezniji menadžeri trgovačkih organizacija zahtijevaju od svih svojih partnera posebni uzorci potpisa, u vlasništvu osoba koje su neposredno odgovorne za potpisivanje primarne dokumentacije, kao i faktura.

Takvi uzorci mogu biti kopija putovnice, kopija plastičnih bankovnih kartica s potpisom vlasnika ili punomoć, na kojoj će biti naznačen potpis ovlaštene osobe. U drugoj situaciji, ako se tvrtka ne usuđuje zatražiti takve dokumente, može se suočiti s određenim neugodnim posljedicama.

Rezultati

Kao što pokazuje praksa većine komercijalnih organizacija, praćenje ovlasti osoba koje ostavljaju svoj potpis na primarnoj dokumentaciji je prilično složen i ne uvijek pouzdan postupak.

To se posebno odnosi na poslove koje obavljaju velike tvrtke s velikim robnim i novčanim prometom, koje surađuju s ogroman iznos protustranke. Općenito, da bi se povećala učinkovitost takvih provjera, potrebno je stvoriti poseban odjel koji bi radio zajedno s odjelom računovodstva.

Istodobno, valja napomenuti da stvarne negativne posljedice prilikom potpisivanja primarne dokumentacije od strane osobe bez odgovarajućih ovlasti za poreznog obveznika mogu nastati samo kada opća baza dokaza ukazuje da su sve transakcije s takvom drugom ugovornom stranom bile fiktivne.

Slične okolnosti mogu nastati ako se ispostavi da je druga ugovorna strana fiktivna tvrtka, čelnik tvrtke kategorički odbija potpisati, ispitivanje će potvrditi činjenicu krivotvorenja potpisa, tvrtka nije platila porezne naknade i tako dalje.

Na temelju toga, ako predstavnici tvrtke ipak uspiju prikupiti dovoljnu količinu dokaza koji će potvrditi realnost poslovanja, te ako postoji odgovarajuća razina opreza pri odabiru partnera, onda je sasvim moguće organizacija će moći eliminirati sve zahtjeve porezna služba . Slični procesi odvijaju se u višim poreznim tijelima ili na sudu.

Iz ovog videa možete saznati kako to prenijeti.