К информационно-справочным документам относят письма, докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты, телеграммы и телефонограммы. Все эти документы предназначены либо для передачи информации от одного адресата к другому, либо для фиксации каких-то информационных сведений. Своеобразие многих видов этих документов заключается в том, что их авторами (или инициаторами) являются рядовые сотрудники или специалисты управленческих аппаратов. Поэтому в общем, документообороте организации они составляют восходящий поток документов, который движется по схеме: исполнитель, руководитель структурного подразделения, руководитель орг-ции. Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать опр. решения, т.е. инициируют управленческие реш-я, позволяют выбрать тот или иной способ упр. воздействия. В отличие от распорядительных док-тов эти документы могут не требовать исполнения. Инф-ция, заключенная в этих документах может побуждать к действию, а может быть только принята к сведению. Их особенностью явл-ся то, что они идут снизу вверх по системе упр-я. На основе резолюции руководителя эти документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
Многие информационно-справочные документы - докладные (служебные) и объяснительные записки, справки, акты являются основным средством реализации внутренних коммуникативных связей орг-ции. Часто они составляются от руки, визируются на первом (единственном) экземпляре, подшиваются в дело по месту составления.
Такие виды документов, как письма, телеграммы, телефонограммы, являются главной формой осуществления внешних коммуникативных связей.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя, которое используется для документирования внутренних связей организации, для переписки между руководителем и работниками управленческого аппарата, между структурными подразделениями, между отдельными сотрудниками.
Докладная записка может быть составлена либо по личной инициативе должностного лица, либо по указанию (письменному или устному) руководителя.
Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять опред. решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.
Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.
Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений.
Докладная записка имеет следующие реквизиты: наименование орг-ции, наименование структурного подразделения, наименование вида док-та (докладная записка), место для даты (если докладные принято регистрировать, то и для № (индекса)), адресат, текст, подпись, визы.
Докладные записки (так называемые внешние), направляемые за пределы организации (в органы власти, в вышестоящие инстанции и др.), готовят исполнители по заданию руководителя.
Спец. бланки для внешних докладных записок или справок обычно не изготавливают, а используют для этого обычную бумагу. При этом воспроизводят инф-цию бланка, то есть указываются название вышестоящей организации, полное и сокращенное название данной организации, название вида документа (доклад. записка), дата, индекс, место составления.
Докладные записки, которые используют в пределах одной организации, оформляют на обычном листе бумаги, они могут быть в ряде случаев даже рукописными, подписывают их либо сами исполнители, либо руководители структурных подразделений. Но состав реквизитов, порядок их расположения и правила оформления являются едиными для всех документов.
Внутренние докладные записки должны содержать сведения об авторе док-та. Они начинаются с названия структурного подразделения, в котором работает автор, и указания вида документа и даты его составления.
При направлении этих документов руководителю организации ее название входит в состав должности адресата.
Внутренние докладные записки могут быть адресованы руководителям структурных подразделений.
Докладные записки могут быть подписаны исполнителем, автором документа только в тех случаях, когда решаемые в документе вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции.
В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, его личная подпись, инициалы и фамилия.
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.
Особенностью этих документов является то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации в вышестоящую.
На основе резолюции руководителя информационно-справочные документы могут стать основанием для принятия каких-то решений или подготовки распорядительных документов.
> Современные требования к оформлению
1.3.1 В письмах выражают поздравления, пожелания, приветствия в торжественных случаях. Письма направляют в знак проявления участия и выражения соболезнования в драматических и трагических ситуациях.
Письмо оформляют на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4. Если текст письма не превышает семи строк, допускается использовать для писем формат А5.
Датой письма является дата его подписания.
Текст письма строят по схеме:
введение (здесь приводятся мотивы составления письма, ссылки на события, факты, решения вышестоящих учреждений и другие факторы, послужившие основанием для составления письма);
доказательства (здесь излагают обоснование вопроса, изложенного в письме);
заключение (перечисление выводов, просьбы, требования, предложения).
Нередко в практике документирования применяются письма, которые содержат одну заключительную часть текста без пояснений.
По своему объему текст письма, как правило, не должен превышать одну страницу.
1.3.2 Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние -- на обычном листе бумаги. Внешняя докладная записка должна содержать: наименование организации, название вида документа (докладная записка), дату, индекс, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя организации, фамилию исполнителя, номер его телефона.
Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.
Внутренняя докладная записка включает в себя наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка), дату, адресат, заголовок к тексту, текст и подпись.
Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).
Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.
Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.
Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.
1.3.3 Объяснительная записка обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно -- дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.
Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия.
1.3.4 Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.
1.3.5 Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.
При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.
Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.
В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.
1.3.6 Основная часть текста акта содержит суть установленных фактов, методы, которыми велась проверка, ее результаты, а также выводы, предложения, заключения комиссии. Эта часть может также состоять из нескольких пунктов.
В оформляющей части размещают подписи председателя и членов комиссии в той же последовательности, как и во вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта (или отдельными выводами) рядом с его подписью указывается «Особое мнение члена комиссии И. И. Иванова прилагается». Особое мнение члена комиссии становится приложением к акту.
В оформляющей части акта указывается количество экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра.
Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью (если в нормативных документах не предусмотрено иное).
Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается первым руководителем организации (директором, генеральным директором).
Отдельные виды актов (по материальным, финансовым вопросам) обретают юридическую силу при заверении грифа утверждения печатью.
Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку.
Акты редко формируются в отдельные дела. Чаще всего их подшивают в дела по определенным направлениям деятельности организации в тех структурных подразделениях, куда были направлены экземпляры акта.
1.3.7 Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3 часов, а простая -- до 6 часов.
В телеграмме даются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно -- наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.
Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:
СМОЛЕНСК МЭРИЯ
КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.
Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -- тчк; запятая -- зпт; двоеточие -- двтч; кавычки -- квч; скобки -- скб.
Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.
1.3.8 Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих документов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения -- автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.
Проведем подробное исследование по составлению и оформлению служебных писем.
Понятие информационно-справочных документов
Подавляющее большинство документов, отправляемых из учреждений и фирм и направляемых им, являются информационно-справочными. Они содержат информацию о фактическом положении дел в учреждениях, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и телефонограммы. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам, не являются обязательными к исполнению в отличие от них. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.
- Виды информационно-справочных документов
СПРАВКИ - документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенную информацию по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.
Справки делят обычно на две группы - с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справки о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и т.п. Так как ситуации, по поводу которых эти справки выдаются, как правило, типовые, применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам.
Помимо указания названия ведомства, учреждения, вида документа (справка), даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст Например, форма справки о доходах физического лица за год.
Текст справки обычно начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества лица, о котором сообщаются сведения. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. В тексте такой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа "настоящая справка", "действительно учится» и т д. На справке ставятся даты ее подписания и выдачи. Текст справки заверяется подписью и печатью.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы учреждения, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри учреждения оформляются на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты. Лишь на месте названия учреждения - автора будет указано структурное подразделение.
Дата, адресат, заголовок, текст, подпись - обязательные реквизиты (двух разновидностей справок. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которую приходятся приводимые в справке данные. Справка должна объективно отражать состояние дел, поэтому ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, сопоставления и анализа полученных данных. В ней могут быть приведены, даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за представленные данные.
ДОКЛАДНЫЕ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫЕ ЗАПИСКИ служат для дачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имевшиеся факты или описывается ситуация, и вторая -где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руководство о ходе работ, могут представляться регулярно.
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты: наименование структурного подразделения -автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается руководством.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы.. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие иной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдельных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.
Страница 11 из 11
Информационно-справочные документы, их назначение и основные виды.
Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.
Виды информационно-справочных документов:
1) справка;
2) докладная записка;
3) объяснительная записка;
4) протокол;
6) письма;
7) телеграмма, телефонограмма.
Одним из видов информационно-справочных документов является акт.
Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий.
Акты подлежат утверждению, если имеют контрольно-ревизионный характер, содержат рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной; констатирующей.
В вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.
Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
С актами ревизии и обследований знакомят всех лиц, деятельности которых они касаются.
Акты составляются на общем бланке.
Формуляр акта состоит из реквизитов:
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) заголовок;
9) приложения;
10) подписи (членов комиссии);
11) гриф утверждения, согласования.
Реквизиты отделяются друг от друга 1,5 - 3 интервалами.
Следующий вид информационно-справочного документа - протокол.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях и т.п.
Протоколы оформляются на бланках организаций формата А4.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова “Председатель”, “Секретарь”, “Присутствовали”. Пишутся от начала левого поля.
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствовавших. Пишется от второго положения табулятора.
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. От левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.
С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже. Затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок.
Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. Протокол подписывают председатель и секретарь. Последний редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.
Датой протокола является дата проведения заседания.
Формуляр протокола состоит из реквизитов:
1) наименование организации или ведомства (если есть);
2) НАЗВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ- крупно;
3) наименование структурного подразделения(если есть);
4) наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;
5) дата заседания, номер (в течение календарного года);
6) место составления (город);
7) заглавие (вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа);
8) текст вводной и основной части;
9) подписи;
10) гриф утверждения, согласования (если нужно). (См. приложения 11, 12).
Следующий вид информационно-справочного документа - докладная записка.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
информационные;
отчетные (по результатам командировки и т.д.).
В зависимости от адресата докладные записки бывают: внутренние; внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Датой записки является дата её подписания.
Докладные записки составляются как по инициативе автора, так и по указанию руководства.
Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять решение.
Информационные докладные записки о ходе выполнения работ представляются руководству постоянно.
Текст докладной записки делится на две части:
1) изложение фактов, послуживших причиной её составления;
2) выводы, предложения организации или должностного лица.
Формуляр внутренней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование структурного подразделения(если есть);
2) наименование вида документа - докладная записка;
3) дата, номер;
4) адресат;
5) заголовок;
7) приложения;
8) подпись. (См. приложение 13).
Формуляр внешней докладной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
4) наименование вида документа - докладная записка;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
10) приложения;
11) подпись.
Следующий вид информационно-справочного документа - объяснительная записка.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках.
Подписывает их руководитель.
Объяснительные записки, объясняющие причины нарушения трудовой дисциплины, невыполнения какого-либо поручения, составляются отдельными работниками на стандартном листе бумаги. Подписываются составителями.
Формуляр объяснительной записки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
10) подпись. (См. приложение 14).
Следующий вид информационно-справочного документа - справка.
Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в производственной деятельности организации.
Текст справки состоит из двух частей:
в первой излагаются факты, послужившие поводом для её написания;
во второй - приводятся конкретные данные.
Выводы и предложения в справке не даются. Это и отличает её от докладной записки.
В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Датой справки является дата её подписания.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т.д.
При составлении справок, удостоверяющих юридические факты, используются унифицированные трафаретные бланки формата А5.
Если необходимо включить в справку сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещаемых вопросов. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй - подшивается в дело.
Формуляр справки состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) наименование вида документа;
5) дата, номер;
6) место издания;
7) адресат;
8) заголовок;
10) подпись;
11) печать.
Текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) работника (или иного лица - учащегося, пенсионера и т.д.), о котором сообщают сведения. (См. приложения 15, 16).
Следующий вид информационно-справочного документа - доклад.
Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании и т.п. информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом работникам определенного подразделения или всей организации.
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления.
Цели доклада: информирование и убеждение.
Элементы доклада:
вступление (показ целей и назначения доклада);
основная часть - изложение основных фактов;
Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.
Следующий вид информационно-справочного документа - телеграмма.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются:
фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму.
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:
адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
наименование должности;
подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
дата. (См. приложение 17).
Следующий вид информационно-справочного документа - телефонограмма.
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону.
Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передаче телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:
передавать только краткую, срочную информацию;
проверять правильность записи обратной связью;
текст - не более 50 слов;
не использовать трудно выговариваемые и редкие слова;
записывать в специальный гроссбух факт передачи телефонограммы.
Формуляр телефонограммы состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации-отправителя;
3) наименование вида документа;
4) дата, номер;
5) место составления;
6) адресат;
7) заголовок;
9) подпись;
10) должность, фамилия передавшего телефонограмму, номер телефона, время передачи;
11) должность, фамилия принявшего телефонограмму, номер телефона, время приема. (См. приложение 17).
Самым значительным видом информационно-справочных документов являются деловые письма.
Письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.
Функции письма следующие: средство коммуникации; ретрансляции информации; уведомление о чем-либо.
Виды служебных писем:
1) письмо - просьба;
2) письмо - предложение;
3) письмо - претензия;
4) письмо - запрос;
5) письмо - извещение;
6) информационное письмо;
7) письмо - отказ;
8) письмо - напоминание;
9) сопроводительное письмо и т.д.
Формуляр письма состоит из реквизитов:
1) наименование министерства или ведомства;
2) название организации;
3) наименование структурного подразделения (если есть);
4) адрес организации (почтовый, телеграфный);
5) номер телефона, факса, телетайпа;
6) номер счета в банке;
9) адресат;
10) заголовок;
12) приложения;
13) подпись;
14) печать;
15) фамилия и телефон исполнителя;
16) гриф ограничения доступа.
Требования к тексту письма следующие: краткость; лаконичность; последовательность; убедительность; корректность; одноаспектность; объективность; ясность.
Текст письма состоит из двух частей: вводной и основной.
В вводной части излагаются факты, послужившие поводом для его написания.
В основной части излагаются цели: просьба, предложение, отказ и т.д.
А теперь рассмотрим отдельные виды писем.
Сопроводительное письмо - документ, информирующий адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов, отправленных материальных ценностей.
Оно составляется лишь в том случае, когда содержит пояснения о характере исполнения или цели направления приложенного документа. Текст начинается словами: НАПРАВЛЯЕМ, ВОЗВРАЩАЕМ.
Например:
НАПРАВЛЯЕМ НА УТВЕРЖДЕНИЕ ПРОГРАММУ.
Письмо-приглашение - документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т.д.
Письмо-приглашение может содержать:
полную повестку дня мероприятия;
фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
способ проезда и другую информацию.
Например:
ПРИГЛАШАЕМ ВАС НА ЗАСЕДАНИЕ...
Информационное письмо - документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандируются деятельность организаций, продукция.
Цель письма - побудить воспользоваться предложенными услугами, заказать товар.
Письмо-извещение - документ, являющийся ответом на запрос.
Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: “Ставим Вас в известность...”.
Письмо-подтверждение - документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающий факты, действия.
Направление письма-подтверждения относится к обязательной части деловых отношений.
Письмо-подтверждение начинается словами: ПОДТВЕРЖДАЕМ УСЛОВИЯ ПОСТАВКИ...
Письмо-напоминание - документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия. (См. приложение 18).
Письмо-напоминание направляется адресату тогда, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.
Например:
НАПОМИНАЕМ, ЧТО СРОК АРЕНДЫ ЗАЛА ИСТЕКАЕТ 16.02.98.
Гарантийное письмо - документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения и т.д.).
В гарантийном письме организация-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.
Например:
ПРОСИМ ИЗГОТОВИТЬ И ВЫСЛАТЬ КОМПЛЕКТ МЕБЕЛИ. ОПЛАТУ ГАРАНТИРУЕМ.
Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. (См. приложение 19).
Письмо-претензия - документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, основания требований.
Письмо-претензия подписывается руководителем организации и визируется главным бухгалтером.
Пример письма-претензии см. в приложении 20.
Письмо-ответ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.
Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.
принятие предложения;
отказ от предложения;
выполнение просьбы;
ответ на запрос.
Ответ должен быть изложен в конкретной, четкой форме.
Отказ должен быть убедительно аргументирован.
Письмо иностранному партнеру должно иметь четкую структуру.
Структура письма иностранному партнеру:
1) эмблема и наименование фирмы (возможно указание рода деятельности);
2) адрес фирмы (почтовый, телеграфный, номера телефона(ов), факса, название банка, адреса представительств и филиалов);
3) номер документа в цифровой или буквенной форме;
4) дата в буквенно-цифровой форме;
5) адрес получателя;
6) вступительное обращение;
7) заголовок;
9) заключительная формула вежливости;
11) ниже подписи - её расшифровка;
12) на следующей строке - должность лица, подписавшего документ.
Факс - документ, полученный с помощью специального аппарата (телефакса) по телефонным каналам связи.
Факс всегда будет являться копией переданного документа.
Оформление факса осуществляется аналогично оформлению делового письма.
Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются:
указание (код) отправителя;
дата и время передачи;
длительность передачи;
номер телефакса, с которого передана информация;
количество страниц.
Если полученные факсы имеют важную информацию и предназначены для длительного пользования, их необходимо скопировать, так как факсовая бумага недолговечна.
В дорогих факсимильных аппаратах при использовании обычной бумаги копирование не обязательно. (См. приложение 21).
Модем - средство передачи информации с помощью электронной почты между двумя адресатами - пользователями ПК.
Документы, полученные с помощью модема, всегда будут являться копией переданного документа.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Общая характеристика информационно-справочных документов организации: справки, сводки, отчетов, актов, писем и телефонограмм. Структура текста и реквизиты, входящие в состав типового формуляра внешних и внутренних докладных и объяснительных записок.
контрольная работа , добавлен 23.03.2011
Классификация информационно-справочных документов, их роль в процессе управления. Особенности составления и оформления документов срочного характера: факс, телеграмма, телефонограмма. Виды докладных и объяснительных записок, правила их составления.
контрольная работа , добавлен 18.08.2009
Виды информационно-справочных документов. Письмо как один из способов обмена информацией, история его происхождения. Современные требования к составлению и оформлению документа на примере служебного письма, его различные классификационные признаки.
курсовая работа , добавлен 11.02.2014
Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.
учебное пособие , добавлен 24.11.2010
Формы бумаги и поля. Бланки документов. Оформление отдельных реквизитов. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Документы по личному составу. Структура и штатная численность. Внесение изменений в записи трудовой книжки.
курсовая работа , добавлен 26.02.2009
Исследование основных способов классификации управленческих документов. Характеристика этапов подготовки и оформления внутренних документов. Изучение документирования распорядительной, информационно-справочной и организационной деятельности организации.
курсовая работа , добавлен 16.08.2011
Теоретические основы документооборота и делопроизводства организации. Разработка основных управленческих документов автотранспортной организации. Требования к оформлению документов. Информационно-справочные, распорядительные и организационные документы.
курсовая работа , добавлен 05.10.2014
Анализ локальных нормативных правовых документов больницы. Правила составления и оформления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов. Порядок оформления кадровой документации. Организация работы с внутренними документами.
дипломная работа , добавлен 16.10.2013
